Courtesy Call - Tata Cara dan Etika yang Baik dan Benar dalam Bertelpon
Posted by 
Hai teman-teman, ketika kita berbicara mengenai hotel tentu ada yang namanya komunikasi tidak langsung melalui telepon. Ini biasanya terjadi ketika tamu yang sedang berada di kamar dan ingin memesan atau meminta sesuatu untuk dibawakan ke kamarnya, mungkin meminta untuk membawakan sleeper atau air minum tambahan. Biasanya mereka akan menelpon Telephone Operator atau Communication Center. Staff yang bekerja pada section telephone operator atau communication center haruslah memahami yang namanya Telephone Courtesy atau Courtesy Call.
Courtesy Call adalah suatu cara dalam berkomunikasi melalui media telepon yang dilakukan dengan etika dan tata cara yang benar, dalam garis besar courtesy call juga bisa dibilang sebagai sopan santun bertelepon. Hal ini bertujuan tentu untuk membuat komunikasi menjadi lebih jelas dan memberikan kesan positif bagi tamu yang sedang menelpon. Courtesy call sendiri wajib dipraktekkan bukan hanya oleh staff Telephone Operator atau communication center tadi, melainkan seluruh staff karyawan hotel.
Adapun contoh-contoh dari Telephone Courtesy adalah sebagai berikut.
- Jawablah panggilan telepon secepat mungkin, jika memungkinkan jawablah maksimal pada deringan ketiga.
- Berilah jarak antara gagang telepon dengan mulut yang pas, jangan terlalu dekat atau terlalu jauh. Jika terlalu dekat maka suara akan terlalu keras dan tidak jelas, begitu pula sebaliknya. Jika terlalu jauh suara menjadi tidak terdengar dan tamu akan kesulitan memahami yang kita katakan.
- Ucapkan salam dan berbicaralah dengan nada yang semangat dan antusias atau perhatian.
- Jangan lupa untuk menyebutkan dengan jelas identitas kamu, mulai dari identitas hotel, seksi, dan nama.
- Bicara dengan bahasa yang jelas dan formal, usahakan menghindari penggunaan bahasa gaul/slang demi meminimalisir kesalah pahaman.
- Berbicaralah dengan senyuman, ini akan membuat kesan suara anda menjadi lebih bersahabat dan memberikan kesan positif pada penelpon.
- Jangan membiarkan telepon di hold terlalu lama, jika memang tidak memungkinkan untuk mencari dengan waktu yang singkat, katakan saja bahwa saya akan menghubungi anda nanti jika sudah menemukan jawabannya.
- Jika penelpon meninggalkan pesan, pastikan catat pesan tersebut secara detail. Jangan lupa ulangi kembali pesan tersebut untuk memastikan bahwa pesan tersebut sudah benar dan akurat.
- Jika bisa, sebutkan nama si penelpon dalam percakapan selama bertelpon.
- Ketika menutup telepon ucapkan terima kasih dan berikan kesempatan lawan bicara menutup telepon duluan.
Itu tadi artikel mengenai Courtesy call atau telephone courtesy, semoga bermanfaat bagi kalian. Jika berkenan silahkan share dan jangan lupa berikan komentar, react pada postingan ini agar kami semakin semangat membuat artikel terbaru. Terima kasih.