Struktur Organisasi Front Office Department beserta Tugas dan Tanggung Jawab masing-masing Bagian

Posted by Aditya Januardi

Rabu, 26 Agustus 2020

Front Office

Front Office department merupakan salah satu department yang ada di hotel merupakan kantor depan dari hotel tersebut. Pada artikel kali ini kita akan membahas mengenai Struktur Organisasi dari Front Office Department. Perlu diperhatikan bahwa struktur ini adalah struktur umum, dan beberapa hotel mungkin memiliki struktur organisasi yang berbeda, tergantung besar kecil dan operasional hotel tersebut. Selain itu kita juga akan membahas mengenai tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dari struktur Front Office Department ini. Yuk langsung aja

<

Struktur Organisasi Front Office Department

Front Office Manager

Front Office Manager merupakan pimpinan tertinggi dari department front office. Seorang front office manager memiliki tugas dan tanggung jawab :

1. Melatih, mengevaluasi dan mengawasi karyawan di front office department
2. Memastikan staff di Front office mengetahui SOP yang berlaku di hotel
3. Menyambut tamu-tamu VIP
4. Membuat laporan bulanan mengenai daftar tamu, tingkat hunian dan keuntungan/kerugian yang ada di Front Office
5. Menjaga kedisiplinan dan ketaatan staff di front office terhadap aturan yang baru
6. Memberikan reward/hadiah bagi staff yang berprestasi dan memberikan sanksi bagi staff yang melanggar

Front Office Secretary

Front Office Secretary merupakan sekertaris yang ada di front office yang bertugas dalam hal-hal administrasi di front office department. Adapun tugas dan tanggung jawab dari Front Office Secretary adalah sebagai berikut :

1. Menangani seluruh administrasi yang ada di Front office department
2. Menangani pembuatan form pembelian barang-barang di front office

Assistant Front Office Manager

Assistant Front Office Manager, seperti namanya merupakan assistant dari front office manager yang bertugas menggantikan Front office manager ketika sedang libur atau berhalangan. Tugas dan tanggung jawabnya adalah :

1. Membantu pekerjaan Front Office Manager dan menggantikannya jika Front Office Manager sedang libur atau berhalangan
2. Memantau dan mengawasi operasional sehari hari di front office
3. Ikut terjun ke operasional saat tamu sedang ramai
4. Menangani keperluan tamu hotel yang membutuhkan bantuan
5. Mengarahkan dan mengawasi kinerja bawahan

Duty Manager

Duty manager adalah manager yang bertugas menggantikan manager-manager lain setelah jam kerja selesai. Adapun tugas dan tanggung jawab seorang duty manager adalah sebagai berikut :

1. Mewakili managemen setelah jam kerja
2. Membantu tugas Front Office Manager dan Assistant FOM dalam melakukan tugas operasional di Front Office
3. Mendukung kelancaran operasional di hotel
4. Menangani masalah tamu di yang tidak bisa ditangani oleh front desk agent
5. Mengontrol seluruh area 
6. Menerima semua informasi yg masuk dan pesan untuk manajemen dan dep Head setelah waktu jam kerja kantor, dan mengambil langkah-langkah yang perlu dilakukan
7. Mengkoordinir antar bagian dalam menyelesaikan masalah / kejadian yang ada di area hotel atau dalam satu bagian

Concierge Manager

Concierge Manager merupakan pimpinan dari Bell dan Concierge section. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :

1. Mengawasi seluruh kerja operasional di Bell section dan Concierge section
2. Memberikan arahan dan pelatihan bagi seluruh staff yang ada di Bell section dan Concierge section
3. Melengkapi seluruh administrasi pada Bell section dan Concierge section
4. Memastikan seluruh kegiatan operasional berjalan dengan baik dan benar
5. Membuat jadwal kerja bagi staff di Bell section dan Concierge section
6. Menetapkan tugas dan tanggung jawab bawahan
7. Menyambut tamu VIP
8. Memastikan seluruh bawahan mengerti tentang SOP mengenai cara kerja di bagian Bell section dan Concierge section

Bell Section

Bell section merupakan seksi yang ada di front office yang bertugas dan bertanggung jawab dalam penanganan barang tamu, mulai dari tamu tiba, pindah kamar hingga saat tamu check out.

Bell Captain

Bell section dipimpin oleh seorang Bell Captain. Bell captain sendiri memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1. Mengawasi kerja bawahan di Bell section
2. Melengkapi belboy control sheet
3. Memberikan pengarahan dan informasi pada bellboy agar selalu maksimal saat bekerja
4. Membuat laporan mengenai transportasi penjemputan tamu dari bandara atau menuju bandara
5. Melaksanakan inspeksi terhadap kerja bawahan di seksi Bell
6. Mengontrol seluruh bellboy agar bekerja sesuai dengan SOP

Bellboy

Bellboy merupakan staff yang berada di dalam Bell Section. Bell boy memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1. Memberikan pelayanan penanganan barang bawaan tamu baik saat mereka tiba di hotel, pindah kamar dan tamu berangkat atau saat tamu check out
2. Memberikan pelayanan penjemputan tamu dari bandara
3. Mengantar pesan tamu
4. Mengantar tamu ke meja receptionist untuk check in pada saat tamu tiba di hotel
5. Mengantar tamu dan barang tamu ke kamar setelah check in
6. Menangani barang-barang tamu yang ingin disimpan/
7. Menjelaskan fasilitas kamar saat check in
8. Menjelaskan fasilitas hotel saat check in
9. Menyambut tamu saat datang ke hotel
10. Mengirim postcard tamu ke kantor pos
11. Mengantar titipan tamu
12. Memberikan tanda pengenal bagi barang tamu

Concierge Section

Concierge section merupakan seksi yang berada di front office yang bertugas dalam memberikan layanan concierge seperti membatu melayani pemesanan tiket wisata, mengirim apologize letter, mengirim welcome letter dan lainnya.

Team Leader Concierge

Concierge section diketuai oleh seorang Team Leader. Tugas dari team leader ini adalah sebagai berikut :

1. Mengawasi dan menilai kerja dari staf di concierge section
2. Memberikan pelatihan kepada staff di concierge section
3. Melengkapi administrasi di concierge section
4. Memimpin seksi front concierge section

Staff Concierge

Seorang Concierge memiliki tugas dan tanggung jawab :

1. Membantu memesankan tiket suatu restaurant atau objek wisata
2. Mengkoordinir airport pickup untuk tamu
3. Memberikan informasi pada tamu yang membutuhkan
4. Memberikan informasi mengenai tempat wisata di daerah tersebut
5. Menangani permintaan tour tamu
6. Menjalin hubungan yang baik dengan tamu

Front Office Supervisior

Front Office Supervisior merupakan leader dari front office section. Front Office section sendiri terdiri dari Receptionist/GSO dan Front Office Cashier. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah :

1. Mengarahkan tugas operasional penanganan tamu di front office
2. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi front desk agent
3. Memberikan persetujuan paid out untuk tamu dalam jumlah tertentu
4. Memberi persetujuan penggunaan housebank oleh front desk agent
5. Mengatur jadwal kerja staff di Front Desk Agent
6. Mengarahkan langkah penerimaan tamu group

Reception Section

Reception section merupakan seksi yang bertugas dalam melayani tamu secara langsung di meja front office. Tugasnya adalah memberi informasi pada tamu yang membutuhkan, melakukan registrasi, check in, melayani pindah kamar hingga melayani tamu check out dan pembayaran.

Team Leader Reception

Pada seksi Reception, dipimpin oleh seorang leader. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :

1. Mengawasi kinerja dari staf di front desk
2. Memberikan pelatihan kepada staff di front deks
3. Melengkapi administrasi di front desk
4. Memimpin seksi front desk/reception

Front Desk Agent (FDA)

Front desk agent merupakan staff yang bertugas didalam reception section. FDA juga bisa disebut sebagai Receptionist. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :

1. Melakukan registrasi bagi tamu yang akan check in
2. Meminta uang deposit bagi tamu yang menginap
3. Menangani proses pindah kamar
4. Menangani proses tamu check out
5. Melayani tamu yang meminta informasi
6. Membuatkan kunci kamar bagi tamu
7. Menangani keluhan tamu

Front Office Cashier

Front office cashier merupakan seksi yang bertugas di front office yang memiliki tanggung jawab dalam menerima pembayaran yang ada di front office section dari tamu. Pembayaran tersebut bisa berupa pembayaran kamar, pembayaran makan dan minum di restaurant atau bisa pembayaran mengenai deposit tamu. Front Office Cashier sendiri biasanya menjadi satu dengan reception/GSO. Jadi tamu bisa langsung membayar pada receptionist pada saat check in ataupun check out.

Staff Front Office Cashier

Pada seksi Front Office Cashier, dipimpin oleh seorang leader. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :

1. Menangani pembayaran tamu hotel
2. Melayani penitipan barang berharga
3. Menyusun laporan pendapatan/hasil penjualan kamar

Telephone Operator/Communication Center

Telephone operator atau communication center merupakan seksi yang ada di front office yang bertugas dalam hal komunikasi melalui telepon di dalam hotel. Baik menjawab seluruh panggilan yang masuk, menyambungkan ke ekstensi tertentu hingga mencatat pesan yang diberikan si penelpon.

Team Leader Telephone Operator

Dalam Telephone Operator section dipimpin oleh seorang leader, yang memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1. Mengawasi kinerja dari staf di telephone operator/communication center
2. Memberikan pelatihan kepada staff di telephone operator/communication center
3. Melengkapi administrasi di telephone operator/communication center
4. Memimpin seksi telephone operator/communication center

Staff Telephone Operator

Staff pada telephone operator/communication center sendiri memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1. Menjawab seluruh telepon  yang masuk, baik internal maupun eksternal
2. Menyambungkan telepon ke setiap ekstensi yang dituju
3. Menerima dan mendistribusikan pesan yang diterima melalui telepon kepada tamu
4. Memberikan informasi bagi tamu yang membutuhkan
5. Melayani permintaan untuk merahasiakan keberadaan tamu (inconigto)
6. Menjaga standar Telephone Courtesy
7. Membuat laporan mengenai bill telepon tamu
8. Memonitor saluran/channel TV yang ada di hotel

Room Controller

Room controller merupakan seksi yang bertugas dalam hal mengatur dan mengalokasikan kamar di hotel. Dia juga bertugas dalam hal memperbarui status kamar tamu yang sudah check in atau check out.

Team Leader Room Controller

Dalam section room controller diketuai oleh leader. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah :

1. Mengawasi kinerja dari staf di room controller
2. Memberikan pelatihan kepada staff di room controller
3. Melengkapi administrasi di room controller
4. Memimpin seksi room controller

Staff Room Controller

Staff yang bertugas di room controller memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1. Mengupdate status kamar bagi tamu check in, check out dan pindah kamar
2. Melakukan block kamar bagi tamu group
3. Memberikan informasi mengenai jumlah kamar yang kosong, siap dijual dan Out of Order

Sekian artikel kali ini mengenai struktur organisasi di front office department beserta tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian. Semoga bermanfaat, jangan lupa like share dan tinggalkan komentar agar kami semakin semangat menghadirkan artikel-artikel yang berkualitas di masa mendatang. Thanks!

freepik.com